Réceptionniste / adjoint(e) administratif(ve)

Ville : Montreal

Description du poste

Relevant directement de l’adjointe exécutive, le(la) réceptionniste agira à titre de premier point de contact pour l’entreprise en accueillant les visiteurs et les employés, en répondant aux appels téléphoniques, en effectuant la distribution de la correspondance et en exécutant diverses tâches administratives.
    Horaire : 8:30 à 5:00pm (40h semaine) Remplacement congé de maternité – possibilité de permanence Date de début : 9 Janvier 2023

Responsabilités

  • Accueillir les visiteurs et aviser les personnes concernées lors de leur arrivée.
  • Répondre rapidement et professionnellement à l’ensemble des appels téléphoniques, provenant de l’interne et externe.
  • Répondre aux courriels reçus ou les transférer aux personnes concernées.
  • Rédiger, traduire et corriger à l’occasion, des communications internes et externes
  • Trier l’ensemble du courrier reçu et préparer les envois ponctuels de lettres et de colis par services d’expédition externes (Poste Canada, Purolator, UPS, etc.).
  • Préparer les échantillons de produits Polykar à envoyer aux clients.
  • Effectuer la mise à jour de divers documents et rapports de suivis administratifs.
  • S’occuper des commandes de traiteurs et de restaurants pour les réunions ou les événements spéciaux
  • Participer à l’organisation de projets et événements spéciaux
  • Gérer l’inventaire et commander les fournitures de bureau, uniformes de travail, étiquettes de production
  • Offrir le soutien administratif au service des ressources humaines, opérations et finances
  • Procéder aux triages des CV et entrevues téléphoniques pour les postes d’usine
  • Réviser et collecter les rapports d’investigation lors d’accidents de travail
  • Collaborer avec la production et les consultants externes pour la création et impression d’étiquettes de produits
  • Réviser les factures de transport
  • Toutes autres tâches connexes

Exigences

  • Diplôme d’études professionnel en bureautique/secrétariat/administration ou Diplôme d’études secondaires et expérience pertinente;
  • Avoir un minimum de trois années d’expérience pertinentes au poste
  • Excellentes aptitudes de communication (verbales et écrites) tant en français qu’en anglais;
  • Maîtrise des outils informatiques tels que MS Office
  • Excellente écoute et faire preuve de diplomatie, tact et discrétion en tout temps.
  • Comportement hautement professionnel
  • Autonomie et débrouillardise
  • Fiabilité et ponctualité

À propos de nous

Notre Mission
Nous formons une entreprise de fabrication de solutions d’emballages durables novatrice et de classe mondiale. Laissez notre équipe vous faire découvrir notre raison d’être, notre passion et notre fierté.

Notre Vision
Motivés par l’excellence opérationnelle, nous jouerons un rôle de premier plan dans la fabrication de solutions d’emballage durables et polyvalents et doublerons nos ventes au cours des cinq prochaines années en étendant nos activités dans d’autres régions.




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